SURABAYA – Pernah mengalami situasi saat mengunduh E-Kitir dari layanan administrasi kependudukan (adminduk), tetapi tiba-tiba sistem meminta memasukkan PIN? Jangan khawatir. Kondisi ini merupakan salah satu pertanyaan yang paling sering disampaikan masyarakat kepada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dispendukcapil) Kota Surabaya melalui layanan Bot Cak Takon.
Banyak warga mengira PIN akan dikirim melalui pesan WhatsApp atau SMS. Padahal, PIN tersebut sebenarnya sudah tersedia di dalam dokumen Bukti Permohonan (E-Kitir) yang diterbitkan setelah permohonan selesai diproses. Hanya saja, dokumen tersebut perlu dibuka menggunakan laptop atau komputer agar seluruh isi dokumen, termasuk PIN, dapat terlihat dengan jelas.
Apa Itu E-Kitir?
E-Kitir merupakan bukti permohonan elektronik yang diterima masyarakat setelah mengajukan layanan administrasi kependudukan melalui website atau aplikasi Klampid New Generation (KNG).
Di dalam E-Kitir terdapat QR Code dan PIN yang berfungsi sebagai identitas permohonan sekaligus digunakan untuk mengakses maupun melacak perkembangan dokumen secara mandiri.
Dengan adanya E-Kitir, masyarakat tidak perlu lagi datang ke kantor hanya untuk mengetahui sejauh mana proses permohonannya berlangsung.
Cara Menemukan PIN E-Kitir
Apabila sistem meminta memasukkan PIN, ikuti langkah berikut.
- Buka percakapan pada Bot Cak Takon.
- Pilih Bukti Permohonan (E-Kitir) yang telah diterbitkan.
- Unduh dokumen tersebut.
- Buka file menggunakan laptop atau komputer karena preview E-Kitir belum dapat ditampilkan secara lengkap melalui ponsel.
- Setelah file PDF terbuka, PIN akan terlihat di bagian bawah QR Code.
- Scan QR Code, kemudian masukkan PIN yang tertera pada dokumen.
- Dokumen kini dapat diakses maupun dicetak apabila telah diterbitkan.
Catatan: PIN tidak dikirim melalui chat maupun pesan terpisah. PIN hanya terdapat pada dokumen E-Kitir yang telah diterbitkan.
Tidak Memiliki Laptop? Tetap Bisa Memantau Permohonan
Masyarakat yang belum memiliki laptop atau komputer tetap dapat memantau perkembangan permohonannya melalui Bot Cak Takon maupun website/aplikasi Klampid New Generation (KNG) menggunakan telepon genggam.
Perhatikan arti setiap status berikut.
🟢 Selesai: Dokumen telah diterbitkan dan siap diunduh.
🟠 Sedang Diproses: Permohonan sedang diverifikasi oleh petugas.
🔵 Menunggu Pemohon: Pemohon perlu melengkapi atau memperbaiki persyaratan.
⚪ Ditunda: Petugas masih melakukan koordinasi atau menunggu konfirmasi dari instansi lain.
🔴 Dibatalkan Petugas: Permohonan dibatalkan berdasarkan hasil pemeriksaan.
🔴 Dibatalkan Pemohon: Permohonan dibatalkan oleh pemohon.
Dengan memahami arti setiap status tersebut, masyarakat dapat mengetahui kondisi permohonannya tanpa perlu merasa khawatir.
Status Masih “Sedang Diproses”? Coba Periksa Hal Ini
Tidak sedikit masyarakat yang bertanya mengapa permohonannya masih berstatus Sedang Diproses selama beberapa waktu.
Status tersebut menunjukkan bahwa petugas masih melakukan proses verifikasi terhadap data dan persyaratan yang telah diunggah.
Namun, masyarakat juga perlu memastikan apakah terdapat permintaan revisi dari petugas. Apabila ada dokumen yang kurang lengkap, kurang jelas, atau salah unggah, segera lakukan perbaikan sesuai petunjuk yang diberikan.
Semakin cepat revisi dipenuhi, semakin cepat pula permohonan dapat dilanjutkan hingga selesai.
Apa Arti Status “Ditunda”?
Status Ditunda sering kali menimbulkan kesalahpahaman. Banyak yang mengira permohonannya tidak diproses atau bahkan diabaikan.
Padahal, status tersebut menunjukkan bahwa petugas masih menangani permohonan, tetapi memerlukan waktu tambahan karena harus menunggu konfirmasi atau koordinasi dengan instansi lain.
Jadi, apabila status permohonan menunjukkan Ditunda, masyarakat tidak perlu panik karena proses tetap berjalan sesuai ketentuan.
Jangan Lupa Simpan Dokumen yang Sudah Terbit
Setelah dokumen adminduk berhasil diterbitkan, masyarakat diimbau untuk segera mengunduh dan menyimpannya.
Agar dokumen tidak mudah hilang, simpan dalam dua bentuk sekaligus.
Pertama, simpan secara digital di folder khusus pada perangkat atau layanan penyimpanan awan (cloud) seperti Google Drive, OneDrive, maupun iCloud Drive. Berikan nama file yang jelas agar mudah ditemukan kembali dan aktifkan autentikasi dua langkah (2FA) untuk meningkatkan keamanan akun.
Kedua, cetak dokumen yang telah bertanda tangan elektronik (TTE) sebagai arsip fisik. Simpan dalam map khusus di tempat yang aman, kering, dan tidak lembap agar kualitas dokumen tetap terjaga.
Dukcapil Surabaya Siap Membantu
Dispendukcapil Kota Surabaya terus berkomitmen memberikan layanan administrasi kependudukan yang semakin mudah, cepat, dan transparan melalui layanan digital.
Oleh karena itu, masyarakat diimbau untuk selalu memantau status permohonan melalui Bot Cak Takon atau Klampid New Generation (KNG), serta segera mengunduh dokumen yang telah diterbitkan agar tidak mengalami kendala saat dibutuhkan di kemudian hari.
Masih mengalami kesulitan? Jangan ragu menghubungi kanal resmi Dispendukcapil Kota Surabaya. Pastikan informasi yang diterima berasal dari sumber resmi agar proses pengurusan administrasi kependudukan berjalan lebih mudah, aman, dan nyaman.
